送信エラーを確認する男性

メールマーケティングでは致命的となる送信ミス

皆さんも一度は、確かに送信したはずのメールが相手に届かずに困るといった経験をしたことがあるのではないでしょうか?

特にメルマガ配信やクーポン等の配信など、マーケティングにおいては、メールが相手に届かないというのは致命的です。

このような場合、“何故、送信できないのか”の原因究明が急がれます。

ここでは、このような送信エラーに関する原因と対策について、ご紹介していこうと思います。

送信メールの25%は届いていない

世界中で日々配信されているメールですが、送信メールのうち、約25%もの送信メールが相手に届けられていないと言う結果がある調査で判明しました。

メールが配信されない理由として、メールアドレスの打ち間違いやドメインの規制など原因は様々な理由が考えられますが、実は日々頻繁にメールの不着が起きていることが分かります。

ここで、何故、メールが届かないのかの原因について考えていく必要があります。

無効なメールアドレス

通常、メールは宅配便などと同じように、インターネット上にある固有のアドレスに届けられます。

ただ、宅配便や郵便物と決定的に違うのは、住所に多少の間違いがあった場合、名前や途中の住所などを手掛かりに郵便物を届けてもらえることがあります。

ですが、インターネット上では、例えアドレスが1文字間違っているだけで、メールは届きません。

他にもインターネット上のメールアドレスは、さまざまな理由で直ぐにアドレスを変更することができるため、既に使用されていないアドレスへメールを送信しているといったことも考えられます。

また、既に変更、破棄、削除などによってすでに無効化されているアドレスにメールを送信し続けている場合、迷惑メール配信元としての認定を受けることになりますので、注意する必要があります。

大量のメール配信が招く迷惑メール措置

無効メールアドレスに大量のメールを一斉送信していると、殆ど場合は迷惑メール配信元として認識されます。

しかし、有効なメールアドレスだけに対して、メールを送信していたとしても、個々の受信元のセキュリティーにより、迷惑メール判定されてしまうといったケースもあります。

このような場合、考えられる原因としては、件名や添付ファイル、メール本文に埋め込まれたリンクが原因となり、送信メールが迷惑メール判定を受けるケースはよくあります。

このような場合、オプトインなどの対策を適宜行うことが重要になります。

添付ファイルが重い

メールが配信できない場合、初歩的なミスとしては、配信先のメール受信容量です。

容量オーバーで配信されないとは、単純なミスに聞こえますが、単純さ故に見落とされがちです。

使用している、メールサービスやサーバにより、受信容量の上限が異り、一概にはいえませんが、たとえばフリーメールであれば1通あたり25㎆が上限というサービスが多いようです。

送信メールのサイズは、25㎆程度に抑えておくほうが無難でしょう。

メールが送信できない場合の対策

ある程度、送ったメールが届かない原因が判明したところで、更に、このようなトラブルに対する対策方法を掘り下げてみましょう。

送信リストを過信しない

多くの配信元は、独自のメーリングリストを基に情報発信を行います。

このメールリストのアドレスの中には、既になんらかの理由で無効になってしまった場合や、登録時点で間違っていたことも考えられます。

こういった問題のあるアドレスに対し、メールを送信し続ける行為は、その配信元を”迷惑メールの発信元として、認識してください”“自らお願いしているようなもの”です。

このように迷惑メールの発信元と認識されないようにするためには、メールの送信リストを見直し、無効あるいは停止となっているアドレスがないか確認することが重要です。

特に送信リストがさほど膨大な数でない場合、このような作業を行うこと自体、さほど手間が掛からないでしょう。

自動クリーニングの活用

送信リストの定期的な見直しはとても重要でメールの配信者は必ず実践する必要があります。

しかし、送信リストの数が増えれば増えるほど、リストのチェックや見直しには膨大な時間と労力が必要でしょう。

ここで皆さんにお勧めしたいのが、メールリストの自動クリーニングです。

これは一度、送信したメールのバウンスや配信停止、迷惑メール報告などのリアクションをすべて自動的に感知し、送信リストからの一斉送信を自動的に削除するクリーニングシステムです。

また、仮に送信自体は正常に行われる宛先であった場合でも、その後の反応が全くない、いわゆるサンセット状態のものや、メールプロバイダによって行われるスパムトラップのアドレスをリストから除外することができます。

自動クリーニングを定期的に実施することで、レピュテーション水準を高く保つことができます。

絶対に回避したい迷惑メール判定

スパム行為により、迷惑メールがばらまかれている現状では、ユーザーやプロバイダーがその対策を行うのは当然とも言えます。

メール配信者は自分のメールが迷惑メールとならないよう、また、迷惑メール判定されないよう細心の注意を払う必要があります。

多くの迷惑メールは無差別に膨大なメールを一斉送信します。

相手が存在していないメールアドレスや全く反応ないアドレスであってもお構いなしです。

逆に言えば、メールを読んでもらうためには、存在しない相手や無反応を貫く相手にメールを送るべきではないでしょう。

例え、配信したメールのごく一部のメールが迷惑メール判定を受けることで、影響は配信元の全体に及ぶことがあることを念頭にいれておく必要があります。

そして、配信するメールを必要とする人に正確にメールを届けるためには、手間と時間をかける必要があります。

自動クリーニングなどを上手に活用して、効率的にメールリストの整理を行うことが重要です。

コンビーズメールプラスは自動クリーニングなど、メルマガ配信の際に効率よく集客を促すツールです。

送信するメール容量にも注意

データ容量に関しては、先ほどにも述べた通り、25㎆程度にしておくのが安全と言えます。

しかし、コンテンツ内容や添付データの種類によっては、25㎆以内の容量で収めるのが難しいケースもあるでしょう。

このような場合、クラウドサービスを使用することで、メール本文にリンクを貼り、リンク先からダウンロードしてもらうといった方法もあります。

但し、添付データも本文のリンクもメールの“迷惑度”を上げる結果となる可能性があることは認識しておきましょう。

不達のメールアドレスを精査するポイント
送信メールリストの確認 定期的に送信リストを見直す
送信エラー メールやメルマガなどを送信した際に戻ってきたエラーから、対策を考える。
容量オーバー メールに膨大な文字や画像・リンク先URLなどが多様されている場合、受信先のメールサーバーで容量オーバーとなり、受取れない。その結果、送信できない。
既に迷惑メール判定 過去に送信できていないのにも関わらず、送信をしていた場合、スパムなどの行為とされ、送信できない。
代表的な送信エラーメッセージ
MAILER-DAEMON
Mail Delivery Subsystem
何らかの理由で送信ができなかった際に送られてくるエラーで自動的に返信される。
User unknown メールアドレスの@より前の部分で、宛先が存在しなかった場合に送信される。
この場合、単なるアドレスの打ち間違いや聞き間違いなども考えらる。
また、既に削除されているメールアドレスや変更された可能性も含まれる。
HOST unknown 送信したメールのホスト名のことで、メールアドレスの@より後ろの部分が存在しない場合に送られてくるエラーで自動的に返信される。
また、User unknown<と同様に既に削除されているメールアドレスや変更された可能性も含まれる。
Message size exceeds remaining quota
over quota
送信先のメール容量が一杯になっていて、受信するスペースがない状態。

まとめ

送ったメールが届かないということは、送信元にとってはもちろんのことそのメールを受信したかったユーザーにとっても不利益なトラブルです。

しかし、多くのアドレスに対してメールを送信する場合、配信者の所有するメールリストには一定数の“無効なアドレス”が常に潜んでいる可能性があります。

アドレスの入手方法はもちろんですが、それ以外にもアドレスの変更、削除、停止などの理由で無効化されているメールアドレスを見つけ出すことこそ、結果としてメールが届かないというトラブルを回避する近道と言えます。

多くの送信元は無効なメールアドレスに送信していることに気が付けず、更には、メールが届いていないとも知らずに何度も一斉送信を行い、結果レピュテーションを下げてしまい迷惑メール判定を受けています

手動でひとつひとつ配信メールの結果を追い続けるには限界があるので、リストクリーニングはある程度、自動化していくべきでしょう。

無効なアドレスがリストにある場合やあるいは、あるかもしれないと気が付くことができれば、送れないメールを送り続ける必要がなくなり、効率的に配信する大きな前進となります。